社会福祉協議会 様
イベントの事前管理の多くを自動化。
担当者のミスを減らし、時間を生み出しました。
社協が抱えるイベント・ボランティア運営の課題とは・・？
社会福祉協議会は、地域に暮らす皆様のほか、民生委員・児童委員、社会福祉施設・社会福祉法人等の社会福祉関係者、保健・医療・教育など関係機関の参加・協力のもと、地域の人びとが住み慣れたまちで安心して生活することのできるさまざまな活動をおこなっています。
社会福祉協議会では、各種の福祉サービスや相談活動、ボランティアや市民活動の支援など、さまざまな場面で地域の福祉増進に取り組んでいます。
地域の人々とつくり上げる社会福祉協議会の活動の特性上、ボランティアの告知募集やイベントの告知受付など、地域の皆様に対する多くの「告知・受付」業務が発生しますが、その運営管理についてはいろいろと課題がありました。
これまでイベント・ボランティアの告知や申込受付は、基本「紙」や「電話」「Fax」で行っていました。
告知は各種施設へのチラシ配布が中心となるので「紙」で大丈夫なのですが、問題は「申込受付」と「申し込み者への連絡」です。
様々な手段、バラバラの時間に申し込まれる情報は、何らかの手段で管理をしなければなりません。
これまでは表計算ソフトで管理を行ったり、場合によっては手書きのメモで管理をしたりといった状況でした。
各スタッフは通常業務を抱えている中、バラバラに来る申込受付の対応を行ったり、申込者の集計・転記を行ったりという状況。
更に、申込情報に不備があった場合の電話による確認作業や、申込者に対して追加の連絡やご案内を送る等の作業が発生する場合もあり、常に業務にストレスがかかっている状況でした。
イベントやボランティアの定員が満員になった時の告知や対応も行わなければなりません。
そもそも最新の申込状況は担当者しか把握できません。申し込みが足りない場合に、再度告知を行うなどの動きも取れません。
イベント運営に関連する情報が個々の担当者の元にあるという状況は、さらに業務の引き継ぎがしにくいという問題も引き起こします。
リアルの接点を持つ重要性が高まる状況。その打ち手とは？
「より多くの方にボランティアに応募して欲しい」「より多くの方にイベントに参加して欲しい」という思いがあるものの、実際はその非常に煩雑な業務に追われる中で十分な時間が確保できないという状況でした。
そのため、今回、社会福祉協議会のホームページをリニューアルするにあたり、イベント・ボランティアの告知受付管理も効率化しようということになりました。
当初は申込システムを独自開発しようと思っていました。
しかし、イベント・ボランティアの運営管理の流れを効率化するシステムの開発にはかなりな時間と工数、ひいては開発費用がかかることがわかり、外部サービスを流用することができないかと探してみることになりました。
調査の結果、いくつか候補となるサービスが見つかりまして、いろいろと試してみた所、今回EventCreate(イベントクリエイト)を導入することに決めました。
導入のポイントは
[1] イベント・ボランティアの告知から申込受付、申込者管理までの一連のながれを自動化できること
[2] 既存の受付の流れを壊さないこと
[3] ITに詳しくない現場の担当者でもすぐに使うことができること
[4] 高齢者でも申込ができるデザインであること
[5] イベント・ボランティアの受付・運営の状況が皆で把握できること
[1] イベント・ボランティアの告知から申込受付、申込者管理までの一連のながれを自動化できること
比較していたサービスの中には、申込受付のみを自動化するサービスもありました。
ただこのサービスでは「受付の締め切り」「申込者への自動連絡」など、イベント運営に関する様々な付帯業務の負担軽減はできません。
実はこの「受付以降」の業務が、煩雑さの主な原因でありましたので、この部分をいかにして負担軽減するかということが課題でした。
[2] 既存の受付の流れを壊さないこと
申込者にはインターネットを利用できない人もいます。
なのでFAXや電話での受付などどうしてもなくせない部分が残ります。
EventCreateではこれらの受付も、担当者の方で代理申し込み登録を行うことができるので、これまでのやり方を壊さずに効率化を進めることができます。
[3] ITに詳しくない現場の担当者でもすぐに使うことができること
実際に利用する現場の担当者は、必ずしもITに詳しい訳ではありません。
導入の際、「サービスを利用すること自体が負担になることを極力避けたい」と考えておりました。
比較サービスの中にはEventCreateよりも多機能なものもありました。
違ったのは、EventCreateが「迷わない」仕組みになっているので、ITに詳しくない担当者でもすぐに使うことができたということです。
[4] 高齢者でも申込ができるデザインであること
申込者の中にはご高齢のかたもいらっしゃいます。その際に必要なのが「文字の大きさ」。
特にスマートフォンでみるホームページは文字が小さいものがあります。
EventCreateでは「高齢者対応」の告知ページを作ることができます。
このような「デザインの自由度の高さ」は類似サービスには無いものでした。
[5] イベント・ボランティアの受付・運営の状況が皆で把握できること
上長やイベント・ボランティア関係者など、現時点の申込状況を素早く把握したい状況が発生します。
各イベント・ボランティアの担当者の手をわずらわせること無く状況を把握できる管理画面は非常に重要です。
このようなポイントで、EventCreateの導入を決定しました。
想定よりも安いコスト、短い期間で導入を行えたのは非常に良かったと考えています。
新たに増員すること無く担当者の時間が生まれ、イベント・ボランティアの運営状況を正確に把握できるようになりました。
申込者とのコミュニケーション頻度も上がったので、参加率の向上という部分でも貢献できているのではないかと思います。
過去開催のイベントデータやアンケートデータもあるので、今後の企画面での貢献も期待しています。
